Charte d'usage de l'IA pour les agents communaux

Des agents utilisent déjà l'intelligence artificielle (IA) pour rédiger un courrier, résumer une réunion ou reformuler une note, souvent avec un compte personnel. Sans règle écrite, chacun décide seul de ce qu'il envoie à l'outil. Une charte d'usage fixe un cadre simple : ce qui est permis, ce qui est interdit, et qui valide. Cette page donne la trame, les données à exclure, et les sources à consulter.

La trame en six parties

1. Objet et champ : quels agents, quels outils (y compris les fonctions d'IA intégrées aux logiciels de la mairie), quelle durée.
2. Usages permis : reformuler un texte sans donnée personnelle, préparer une trame, résumer un document public.
3. Usages interdits : les données listées ci-dessous, les décisions individuelles, la signature d'un acte.
4. Validation humaine : tout texte produit avec l'IA est relu et approuvé par l'agent qui le signe.
5. Vérification des sources : une information d'un outil est vérifiée auprès du document officiel avant usage.
6. Contacts et sanctions : qui répond aux questions, et qui est informé d'un incident.

La charte doit tenir sur deux pages. Une règle trop longue ne sera pas lue.

Données à ne jamais saisir dans un outil non validé

La CNIL recommande de ne jamais partager sur un service grand public des informations confidentielles comme des données personnelles. Pour une commune, la liste à inscrire dans la charte comprend au moins :

• l'identité d'un habitant, d'un agent ou d'un élu (nom, adresse, date de naissance, numéro de dossier) ;
• les données de santé, les situations sociales et familiales, les éléments de dossiers d'aide ;
• les informations des procédures en cours, tant qu'elles ne sont pas publiques ;
• les offres des entreprises candidates aux marchés publics ;
• les mots de passe, identifiants et accès aux logiciels de la mairie.

Validation humaine : la règle centrale

La CNIL rappelle que ces outils peuvent produire des résultats inexacts mais plausibles, et qu'il ne faut jamais reproduire leurs sorties telles quelles. La charte doit donc dire, en une phrase, que l'agent qui signe est responsable du texte. L'outil propose, l'agent vérifie, l'élu décide quand la décision lui revient.

Une bonne pratique : demander à l'agent de noter, dans le dossier, qu'un texte a été préparé avec un outil d'IA, et par qui il a été relu. Cela permet un retour en arrière en cas d'erreur.

Le délégué à la protection des données

La CNIL indique que le délégué doit pouvoir exercer ses missions en toute indépendance et être à l'abri des conflits d'intérêts. Avant d'adopter la charte, il est donc utile de recueillir son avis. Il doit aussi être l'interlocuteur des agents qui ont un doute : un nom reste-t-il une donnée personnelle une fois retiré du texte ? Un outil peut-il servir à ce dossier ?

Méthode d'écriture

1. Lister les usages réels : demander aux agents ce qu'ils font déjà avec des outils d'IA.
2. Classer chaque usage : permis, permis avec relecture, interdit.
3. Rédiger la trame à partir de la liste ci-dessus, en langage simple.
4. Faire valider par le délégué à la protection des données, puis par la direction générale.
5. Diffuser et former : une séance de vingt minutes avec des cas réels suffit pour commencer.
6. Revoir la charte chaque année, ou à chaque nouvel outil.

Checklist de la charte

• Les outils visés sont listés, y compris les fonctions intégrées aux logiciels.
• Les données interdites sont écrites en clair.
• La validation humaine est affirmée pour tout texte signé.
• Le délégué a donné son avis.
• Un contact est indiqué pour les questions et les incidents.

Erreurs fréquentes

• Écrire une charte que personne ne peut appliquer, par exemple « aucun usage de l'IA ».
• Oublier les fonctions d'IA déjà intégrées au traitement de texte ou au logiciel de messagerie.
• Ne pas dire qui valide les exceptions.

Pour les règles de données plus détaillées, voir RGPD en mairie. Pour un compte rendu de séance, voir le compte rendu de conseil municipal. Pour ce que l'IA ne doit jamais trancher, voir les limites de l'IA en collectivité.